Οργάνωση

Η εταιρεία στην προσπάθειά της για την πληρέστερη εξυπηρέτηση του πελατολογίου της, έχει οργανώσει διαδικασίες οι οποίες ακολουθούνται σε όλη τη «διαδρομή» μίας πώλησης και κατόπιν στην υποστήριξη μετά την πώληση. Η εταιρεία έχει επενδύσει στα κατάλληλα εργαλεία για την υποστήριξη των διαδικασιών αυτών.

• On line συνδέσεις με τους βασικούς εμπορικούς συνεργάτες για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα πρόσβασης σε εργαλεία presales & τιμοκαταλόγους.
• Εταιρικό intranet και βάση δεδομένων στην οποία υπάρχουν όλες οι ενέργειες και τα δεδομένα πωλήσεων (προσφορές κτλ) από το 1996.

Διαδικασίες πωλήσεων

• Σε κάθε πώληση από την στιγμή της έγκρισής της, υπάρχουν διαδικασίες που αφορούν τον έλεγχο της νομικών εγγράφων (φόρμα παραγγελίας), τον έλεγχο αποθεμάτων των ειδών, το πιστωτικό έλεγχο του πελάτη και την τελική είσοδο της παραγγελίας στο μηχανογραφικό σύστημα της εταιρείας.
• Τα είδη πριν την παράδοση, επιθεωρούνται πάντα από την αποθήκη, καταχωρούνται βάση σειριακού αριθμού στην αποθήκη και ταυτόχρονα γίνεται δημιουργία καρτέλας στην εφαρμογή διαχείρισης του τεχνικού τμήματος της εταιρείας.
• Μετά τις ανωτέρω διαδικασίες, τα προιόντα τιμολογούνται και παραδίδονται στον πελάτη. Τα εμπορικά & λογιστικά θέματα καλύπτονται από την εφαρμογή Κεφάλαιο της Unisoft σε multiuser έκδοση.

Διαδικασίες after sales

• Οι πελάτες διαχωρίζονται σε δύο κύριες κατηγορίες για την εφαρμογή των διαδικασιών μετά την πώληση:
  • Α) Πελάτες με κάλυψη συμβολαίων συντήρησης
  • Β) Πελάτες εκτός συμβολαίων συντήρησης
• Oι πελάτες μπορούν να ζητούν τεχνική εξυπηρέτηση από την εταιρεία με τους εξής τρόπους:
  • Τηλεφωνικά
  • Τηλεμοιοτυπικά
  • Τηλεματικά
• Ολες οι αιτήσεις τεχνικής εξυπηρέτησης καταχωρούνται στην εφαρμογή διαχείρισης του τεχνικού τμήματος και λαμβάνουν σειρά προτεραιότητας ανάλογα τον τρόπο κάλυψης του πελάτη και την σοβαρότητα του προβλήματος. Ο τεχνικός έχει κατά την μετάβασή του πληροφορίες από την καρτέλα του πελάτη για την σύνθεση του εξοπλισμού και τις προηγούμενες τεχνικές εκθέσεις που έχουν καταχωρηθεί για το ίδιο πρόβλημα.
   
• Μετά την επίσκεψη και την επίλυση του προβλήματος, το νέο τεχνικό δελτίο αφού καταχωρηθεί στην εφαρμογή διαχείρισης τεχνικού τμήματος, προωθείται στο λογιστήριο.
  
  Το τεχνικό τμήμα διαθέτει εργαστήριο επισκευής για την εξυπηρέτηση των πελατών, ενώ η αποθήκη διαθέτει πάντα minimum stock ανταλλακτικών για τη κάλυψη αναγκών των συνηθέστερων προβλημάτων. Είναι σημαντικό να τονιστεί πως η αποθήκη της εταιρείας διαθέτει πάντα αποθέματα σε προιόντα κρίσιμα για εγκαταστάσεις πελατών που καλύπτονται από συμβόλαια συντήρησης όπως δρομολογητές, switches, δίσκους & τροφοδοτικά εξυπηρετητών κτλ.
  
  Για τις περιπτώσεις τις οποίες δεν είναι δυνατή η επισκευή ενός προιόντος στα εργαστήρια της Info-Trade, το προιόν προωθείται στο αντίστοιχο επισκευαστικό κέντρο του κατασκευαστή το αργότερο σε 1 εργάσιμη ημέρα.
   
• Μετά το πέρας των διαδικασίων υποστήριξης, η εταιρεία επικοινωνεί με τον πελάτη με σκοπό τον έλεγχο της ποιότητας της υποστήριξης και τη λήψη πληροφοριών για σχετικά προβλήματα ή παράπονα.